毎回やる仕事は、手順書に名前をつけて「一言」で呼べるようにする

ここまで、議事録、月次の報告書、データ登録と、実際に作った仕組みの話を書いてきました。

この3つには共通点があります。どれも、いまは「一言」で呼べる形になっていることです。「議事録にして」「今月の報告書」「これ登録して」。それだけで、決まった手順が最後まで動きます。

今回は、この「一言で呼べる」を作る話をします。仕組みの中身より、こちらのほうが応用が利くと思っています。

最初は、毎回同じ説明をしていました

AIに仕事を頼み始めたころは、毎回、頼み方を説明していました。

「この資料を読んで、この形式で、ここは省いて、最後にここに置いて」。同じ仕事なのに、頼むたびに同じ説明を最初からします。人に頼むなら一度教えれば覚えてくれますが、AIは会話が終わると忘れてしまいます。

これには、説明が面倒という以外に、困ったことが2つありました。

ひとつは、出来がばらつくことです。説明の仕方がその日によって少し違うので、出てくるものも少し違います。もうひとつは、抜けが出ることです。「あ、あの工程を言い忘れた」が起きます。どちらも、説明を口頭でしているかぎり、なくなりませんでした。

手順書を1枚書いて、名前をつけました

そこでやったのは、単純なことです。

毎回口で説明していた内容を、手順書として1枚に書きました。何を読むか、どういう順番で何をするか、どこは省くか、最後にどこへ置くか。そして、その手順書に名前をつけました。

あとは、その名前を呼ぶだけです。AIは名前から手順書を見つけて、書いてあるとおりに動きます。説明はゼロになり、出来は毎回同じになり、工程が抜けることもなくなりました。

やっていることは、新しく入った人に仕事を教えるのと同じです。違いはひとつだけで、一度書いた手順書を、AIは忘れないことです。

これが「繰り返し」を解く、いちばん基本の形です

以前の記事で、面倒は「散らばり」「繰り返し」「判断」の3つに分かれる、と書きました。

手順書に名前をつけるのは、このうちの「繰り返し」を解く、いちばん基本の形だと思っています。議事録も、報告書も、データ登録も、中身は違いますが、形は全部これでした。「毎回同じ手順でやっている仕事に名前をつけて、一言で呼ぶ」。それだけです。

私の手元にも、こうして名前をつけた手順書がいくつもあります。最初の1本は議事録でしたが、2本目からは、作るのがずっと楽になりました。形が同じだからです。

2回目に同じ説明をしたら、それが合図です

どの仕事に名前をつけるかは、迷わなくて大丈夫です。

AIに何かを頼んで、次の週にまた同じ説明をしている自分に気づいたら、それが合図です。2回目の説明を、そのまま手順書にしてしまえば、3回目からは一言になります。

もうひとつ、思わぬ効果がありました。手順書を書こうとすると、「この仕事、実際にはどういう順番でやっているのか」を、自分が言葉にすることになります。頭の中だけでやっていた仕事が、書き出した時点で初めて形になります。そして書き出してみると、「ここは任せてよくて、ここは自分で見たい」という線が、自然に見えてきます。

一言で呼べるようにする作業は、仕事を速くするだけでなく、自分の仕事を言葉にする作業でもありました。

もし、AIに毎回同じことを口で説明している仕事があるなら、それが次の1本の候補です。